ADF - Armazenamento Documento Físico.
Todo armazenamento físico de documento em papel, segue uma normativa para que esse documento possa ser mantido durante muito tempo arquivado, sem perder o seu inteiro teor.
Tipos de documentos que se pode arquivar conosco:
Qualquer tipo de documento, seja ele um processo, uma letra de música, um livro escrito e não lançado, uma nota fiscal, contas de consumo pagas, recibos de pagamento, etc.
Comprovação de domínio e posse do documento:
Qualquer documento arquivado em nossa biblioteca, tem um proprietário, que é aquela pessoa que arquiva o documento conosco.
Se uma pessoa nos manda um livro que foi escrito e não foi publicado, e pede para que arquivemos esse livro, ainda que não tenha sido ela quem escreveu, aqui no nosso sistema ela irá figurar como a proprietária desse livro, já que foi ela quem solicitou o arquivamento e pagou por ele.
O arquivamento de qualquer documento em nosso sistema, não dá automaticamente direito autoral por esse documento a qualquer pessoa, nós funcionamos como o local de guarda do documento, porém esse arquivamento comprova que foi a pessoa quem o solicitou em determinada data e o vem mantendo arquivado conosco.
Isso por si só, já comprova que a pessoa já tinha a posse desse documento desde a data do registro aqui.
FSA - Formulário De Solicitação De Arquivamento:
Todo e qualquer documento arquivado conosco, entra no nosso sistema, através de um FSA - Formulário De Solicitação De Arquivamento.
O usuário, entra em sua página no nosso sistema e lá haverá um FSA - Formulário De Solicitação De Arquivamento.
Ao preencher esse formulário, o documento se for virtual, automaticamente recebe uma identificação no nosso sistema e é remetido direto para a nuvem.
Já se o documento for físico, além do preenchimento do formulário, ele só passa de fato a ser registro no nosso sistema, quando aqui chega uma cópia física dele, para ser arquivado no nosso arquivo físico.
Da contratação do serviço:
Nossa modalidade de arquivo, para qualquer documento inserido em nossa biblioteca física, é do tipo contratação de case individual ou case coletivo.
Um case é uma pasta, devidamente tratada para prevenir insetos devoradores de papel.
Dentro dessa pasta, em nossa biblioteca, são inseridos os documentos físicos a serem arquivados.
Cada documento inserido nessa página, recebe uma identificação, esse documento também scaneado e permanece online a disposição de consulta do cliente.
A princípio, nós enviamos o documento scaneado em PDF, via E-Mail, para qualquer E-Mail fornecido pelo contratante.
Dessa forma, fica mais fácil o contratante solicitar a retirada do documento do arquivo, caso seja necessário.
Como funciona o case individual.
Definição - O serviço do case individual consiste numa contratação de uma pasta física, dentro do nosso sistema físico de arquivo onde são inseridos documentos físicos a medida que vão chegando em nossa biblioteca. O serviço é dividido em algumas etapas, são elas :
Etapa sob responsabilidade do cliente.
1 - Transporte do documento até nossa base - O contratante faz chegar a nossa base o documento que quer arquivar pelo meio que preferir, seja ele moto entrega, correio, ou transportadora, dependendo da quantidade de documentos.
2 - Transporte de remessa de retorno do documento da nossa base para o contratante.
Etapa sob nossa responsabilidade.
1 - Receber o documento e emitir recibo do recebimento ao cliente.
2 - Scanear todas as páginas do documento físico, transformando-o em um arquivo digital.
3 - Inserir esse documento digital num arquivo web, para que o contratante tenha acesso ao documento digitalmente.
4 - Selar o documento físico e inseri-lo no case próprio, hermeticamente fechado a fim de conservar as características originais do documento.
5 - Armazenar o case em local próprio, para que o documento seja preservado.
6 - Localizar fisicamente esse case dentro da nossa biblioteca a fim de agilizar a remessa de retorno do documento, se necessário.
Preço do serviço:
Definição de documento - Cada folha de papel inserida dentro do case de armazenamento é considerada um documento, não importando se essa documento faz parte de um todo ou se é uma documento isolada.
Quando um documento for de uma única página, ele terá uma numeração independente e única.
Quando o documento for uma página de um documento de várias páginas, a numeração das páginas seguirão um padrão de modo a identificar todas como parte de um único documento.
Exemplo : Documento de uma página - ADD1020A-000
Documentos de várias páginas - ADD1020A-020 (nesse exemplo 20 paginas)
Tudo que estiver contido dentro de uma documento de papel ofício de tamanho 21,6 X 35,6 é considerado um documento, ainda que seja, recortes colados, somente uma assinatura ou um traço.
Sendo assim segue a precificação do serviço abaixo:
Scaneamento de cada documento do documento físico (folha) - R$ 1,50 / por documento
Preço do case para até 60 (sessenta) documentos - R$ 30,00.
Preço do case para + 60 (sessenta) até 300 (trezentos) documentos - R$ 60,00.
Inserção ou retirada de documentos no case - R$ 12,00 por operação.
A inserção de documento do case consiste em acondicionar esse documento em embalagem hermeticamente fechada à vácuo e guardá-la dentro do case.
A retirada de documento do case consiste em abrir a embalagem selada hermeticamente, sacar o documento requisitado e re-selar a embalagem com o restante da documentação à vácuo.
Aluguel anual do case para até 60 (sessenta) documentos - R$ 120,00.
Aluguel anual do case para até +60 (sessenta) até 300 (trezentos) documentos - R$ 240,00.
Como funciona o case coletivo:
Definição de case coletivo - O case coletivo abriga documentos de diversos usuários diferentes.
Existirão usuários que queiram guardar apenas um documento e sendo assim, esse documento irá ser acomodado em um case coletivo, a fim de poupar gastos excessivos.
Abaixo segue a tabela do case coletivo:
Scaneamento de cada documento (folha) - do documento físico R$ 1,50 / por documento.
Preço do armazenamento no case coletivo por pacote - Até 12 (doze) documentos por pacote - R$ 36,00 / ano.
Observação - Inicialmente o usuário aporta R$ 36,00 pelo pacote de armazenamento de 12 (doze) documentos, mesmo que só tenha uma folha de papel para arquivar, pois essa é a tarifa mínima que cobre os custos do arquivamento físico de até 12 (doze) folhas de papel.
A medida que vai inserindo documentos no pacote, começam a contar 12 (doze) documentos e atingido esse patamar, ao adicionar o 13º documento automaticamente o usuário será comunicado que mais um pacote deverá ser adquirido.
Inserção ou retirada de documentos no case coletivo - R$ 12,00 por operação.
O usuário que atingir 50 (cinqüenta) documentos em case coletivo, será avisado.
Haverá uma tolerância de até 59 (cinqüenta e nove) documentos, de um mesmo usuário, no case coletivo, pois a partir 60º documento o usuário é obrigado a adquirir um case próprio.
Direito hereditário:
Qualquer pessoa que arquive um documento conosco, de forma física ou virtual, assina um termo de direito hereditário e indica quem deve herdar, ou ter acesso a esse documento em caso de seu falecimento. Esse termo é uma pergunta no FSA - Formulário De Arquivamento que o usuário responde ao arquivar um documento.
São as 6 opções das quais se pode escolher apenas uma, são elas:
Tornar público o documento(s) - Nesse caso publicaremos o documento na web.
Enviar para determinada pessoa - Nesse caso enviaremos para uma pessoa específica.
Enviar para meus herdeiros diretos - Enviaremos ao(s) herdeiro(s) diretos e na falta dele os indiretos.
Ler e remeter a autoridade policial competente - Vamos ler o documento e enviar a autoridade competente.
Destruir por completo todos os arquivos - Nesse caso, nós destruiremos o(s) documento(s) arquivado(s) por incineração.
Determinação específica - Ao escolher esse item no formulário, uma caixa de texto abre-se e o usuário determina pormenorizadamente o que se deve fazer com o documento em caso de sua morte.
Equipe Your Helper
ANINVA - AGÊNCIA NACIONAL DE INVESTIGADORES ASSOCIADOS - CNPJ.: 29078508/0001-03 - By Musauer/26